Operations Manager (m/w/d) – Auftragsmanagement & Kundenbetreuung

Über IMMO PICTURESGestartet in Köln, sind wir mit IMMO PICTURES heute NRW-weit tätig und wachsen bewusst mit Fokus auf Qualität, Effizienz und Kundennutzen. Unsere Kunden – von selbstständigen Immobilienmaklern bis hin zu großen Immobilienunternehmen – vertrauen auf klare Prozesse, schnelle Lieferung und konstant hohe Qualität unseres breiten Produktportfolios. Wir produzieren nicht einfach Medien, sondern schaffen echten Mehrwert für die Immobilienvermarktung. Unser Anspruch: Die komplette Medienproduktion auf hohem Niveau übernehmen, damit sich unsere Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Wir denken mit – und um die Ecke. Deine AufgabenNUR AUF VOLLZEIT-BASIS 40H, 30 TAGE URLAUB Operatives Tagesgeschäft & AuftragsmanagementDu übernimmst die Verantwortung für unseren gesamten Auftragsprozess – von der Buchung über die Terminplanung und Produktion bis zur fertigen Auslieferung. Du koordinierst unser Team, verteilst Aufgaben, überwachst deren Umsetzung und stellst sicher, dass Deadlines und Qualitätsstandards eingehalten werden. Du behältst auch bei vielen parallelen Aufträgen, kurzfristigen Änderungen und unterschiedlichen Ansprechpartnern den Überblick. Du erkennst frühzeitig, wenn etwas nicht rundläuft, findest pragmatische Lösungen und packst bei Bedarf selbst mit an. Du sorgst dafür, dass unsere digitalen Systeme, Auftragsdaten und Dokumentationen stets aktuell und ordentlich gepflegt sind. Kundenkommunikation & BetreuungDu bist eine zentrale Ansprechperson für unsere Kunden – insbesondere am Telefon. Du beantwortest Anfragen, berätst zu unseren Dienstleistungen, koordinierst Termine und findest Lösungen für individuelle Anliegen. Du kommunizierst freundlich, offen und professionell und sorgst dafür, dass sich unsere Kunden jederzeit gut betreut fühlen. Du begleitest Interessenten und Neukunden vom ersten Kontakt bis zur Buchung. Du greifst lieber einmal mehr zum Hörer, als Fragen oder Unklarheiten offen zu lassen Prozesse & OptimierungDu stellst sicher, dass unsere bestehenden Prozesse zuverlässig funktionieren und vom Team eingehalten werden. Du erkennst Schwachstellen, hinterfragst Abläufe und entwickelst gemeinsam mit uns sinnvolle Verbesserungen. Du nutzt digitale Tools und Automatisierungen, um Aufgaben effizienter und übersichtlicher zu gestalten. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bringst eigene Ideen aktiv ein. Das bringen Du mitMust-haveOrganisationstalent: Du liebst es, Dinge zu strukturieren, zu koordinieren und den Überblick zu behalten – auch wenn zehn Dinge gleichzeitig passieren. Eigenverantwortung & Zuverlässigkeit: Du wartest nicht darauf, dass Dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist. Du denkst mit, setzt Prioritäten und kümmerst Dich darum, dass Dinge erledigt werden. Kommunikationsstärke: Du bist offen, freundlich, aufgeschlossen und telefonierst gerne. Du kannst auf Menschen zugehen und auch in stressigen Situationen souverän kommunizieren. Sehr gutes technisches Verständnis: Du arbeitest Dich schnell in neue Software und digitale Systeme ein und hast Freude daran, technische Zusammenhänge zu verstehen. Digitale Affinität: Du organisierst Dich lieber mit digitalen Tools, Aufgabenboards und smarten Workflows als mit dem guten alten Notizblock. 😉 Lösungsorientiertes Denken: Du erkennst Probleme, übernimmst Verantwortung und suchst aktiv nach Lösungen, statt darauf zu warten, dass andere sie finden. Offenheit & Lernbereitschaft: Du kannst Fehler offen ansprechen, nimmst Feedback konstruktiv an und möchtest Dich kontinuierlich verbessern. Gute Englischkenntnisse Führerschein Klasse B und Mobilität über eigenen PKW Wohnort idealerweise Köln oder Kölner Umland Nice-to-haveErfahrungen in der operativen Koordination, im Projektmanagement, Kundenservice und/oder Office Management Erfahrung mit ERP-Systemen, digitalen Projektmanagement-Tools oder Automatisierungen Abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung Interesse an der Immob