Werkstudent (m/w/d) Finance & Operations

Über HeyCharge HeyCharge macht EV-Laden überall dort möglich, wo es bisher kaum möglich war – in Tiefgaragen, Mehrfamilienhäusern und überall dort, wo kein Mobilfonsignal hinschlägt. Unsere offline-first Plattform SecureCharge nutzt Bluetooth für die lokale Verifizierung und Zigbee-Mesh für Lastmanagement und Cloud-Sync. Kein Internet an der Ladesäule erforderlich – ohne Kompromisse bei Zuverlässigkeit oder Abrechnungsgenauigkeit. Wir haben unseren Hauptsitz in München und ein verteiltes Team in Deutschland, der Ukraine und den USA. Zu unseren Partnern gehören unter anderem Vonovia, Easee und Emobi. Wir sind Y-Combinator-gebacken, EU-gefördert und kombinieren eine kundennahe Kultur mit schlanken, hochgradig automatisierten Abläufen. Wir suchen einen Werkstudenten (m/w/d) im Bereich Finance & Operations, der die laufenden Finanz- und HR-Prozesse bei HeyCharge übernimmt. Du arbeitest direkt an den operativen Abläufen unseres Finanzwesens – von der Rechnungsabwicklung über den Zahlungsverkehr bis hin zur Vorbereitung der Buchhaltung für externe Partner. Bei uns lernst du die Finanzmechanik eines skalierten Startups nicht aus Fallstudien, sondern direkt in der Praxis. Du übernimmst schnell Eigenverantwortung für feste Routinen und arbeitest eng mit unserem Team sowie externen Dienstleistern zusammen. Aufgaben Deine Aufgaben & Routinen Kreditorenbuchhaltung (AP): Erfassung, Codierung und Prüfung eingehender Lieferantenrechnungen über unser Rechnungstool (Finway / künftig Moss). Bearbeitung des physischen Posteingangs (Scannen & Triagieren von Dokumenten). Pflege und Abstimmung der wöchentlichen Priorisierungs- und Zahlungsliste. Vorbereitung und Durchführung von Überweisungen via Commerzbank. Debitorenbuchhaltung (AR) & Forderungsmanagement: Abstimmung und Überwachung eingehender Kundenzahlungen in Easybill. Nachverfolgung offener Posten und Versand von freundlichen, wirksamen Zahlungserinnerungen. HR-Administration & Payroll Support: Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitern. Erfassung von Arbeitsstunden (z. B. für Stundenlohnkräfte) zur Weitergabe an unseren Lohnbuchhalter/Steuerberater (Rüter & Partner). Pflege von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie Führung der Personalakten. Schnittstelle & Buchhaltungsvorbereitung: Vorbereitung und Bereitstellung der monatlichen Monatsabschluss-Unterlagen für unsere externen Partner (u. a. Torq und Steuerberater). Abstimmung von Bank- und Kartentransaktionen gegen Belege und Rechnungen. Künftige Projekte & Strategische Aufgaben Neben dem Tagesgeschäft hast du die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung und Skalierung unserer operativen Prozesse mitzuwirken: Aufbau & Optimierung des Inventory Managements: Mitgestaltung der Prozesse zur Erfassung, Verfolgung und Bestandsführung unserer Hardware-Komponenten und Ladeinfrastruktur. Weiterentwicklung der HR-Prozesse: Strukturierung und Automatisierung von Onboarding-/Offboarding-Workflows, Zeiterfassung sowie Optimierung der HR-Systeme. Cashflow-Planung & Forecasting: Unterstützung bei der Liquiditätsplanung speziell zugeschnitten auf unser Hardware- und SaaS-Geschäftsmodell (Berücksichtigung von Hardware-Vorfinanzierungen, Bauteil-Lieferzeiten, wiederkehrenden Software-Umsätzen und Projekt-Installationen). System-Migrationen & Automatisierung: Aktive Mitwirkung bei der Umstellung von Tools (z. B. Migration von Finway zu Moss) und der Reduzierung manueller Schritte. Qualifikation Dein Profil Studium: Fortgeschrittenes Bachelor- oder Masterstudium an einer deutschen Hochschule – bevorzugt in BWL, Finance, Accounting, Wirtschaftswissenschaften oder einem verwandten Studiengang. Vorerfahrung: Bevorzugt erste praktische Erfahrungen (z. B. Praktika oder Werkstudententätigkeiten) in den Bereichen Finance, Accounting, Controlling, HR-Administration oder in einer Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung. AI-Native & Automations-Mindset: Du nutzt KI-Tools wie Claude ganz