Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant

Über uns BaehrBots ist ein Energiehandelsunternehmen aus Dresden. Als direktes Mitglied der EPEX SPOT handeln wir Strom mit unserem selbst entwickelten Algotrader und bauen parallel eigene Batteriespeicherprojekte auf. Auch unsere KI-Agenten haben wir selbst entwickelt: Sie unterstützen uns rund um die Uhr, von der Finanzübersicht über die Qualitätskontrolle bis zur Koordination im Team. Bei uns erleben Sie echtes Start-up-Leben: ein internationales Team, Innovation statt Bürokratie und Ideen, die direkt in der Praxis ankommen. Ihre Rolle Sie sind die rechte Hand des Geschäftsführers und die organisatorische Schaltzentrale von BaehrBots. Als Organisationstalent mit Allround-Profil behalten Sie alle Bereiche im Blick, von Finanzen und Verträgen über Personal bis zu Behörden und Office. Sie erinnern die Geschäftsführung proaktiv an alles, was im Tagesgeschäft untergehen könnte, und sorgen dafür, dass Termine, Fristen und Prioritäten verlässlich sitzen. Unsere KI-Agenten nehmen Ihnen dabei Routine ab, etwa indem sie fehlende Belege automatisch melden. Sie sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt. Aufgaben Ihre Aufgaben Kommunikation: Sichten und Vorbereiten der Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon, Entwürfe und Antworten; erste Anlaufstelle für Partner, Kunden, Dienstleister, Banken und Behörden; Pflege unserer Kontakte im CRM Prioritäten & Fristen: Sie behalten offene Themen, Zusagen und Fristen im Blick und erinnern die Geschäftsführung rechtzeitig, bevor etwas liegen bleibt Kalender & Meetings: Termin- und Zeitmanagement der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle, Nachhalten von Beschlüssen Buchhaltung & Zahlungsverkehr: Laufende Pflege von DATEV, Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu den Transaktionen, Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, offene Posten und Mahnwesen Finanzübersichten: Zahlungs- und Liquiditätsübersichten sowie monatliche Auswertungen für die Geschäftsführung; Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbüro und Banken Verträge & Compliance: Vertragsverwaltung, Überwachung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Meldefristen, Versicherungen, Unterschriftenmappen, Pflege von Datenschutz- und Compliance-Unterlagen Behörden, Prüfungen & Förderung: Zusammenstellen von Unterlagen für Finanzamt, Zoll und andere Behörden; Unterstützung bei Förder- und Finanzierungsanträgen Personal: Organisation von Bewerbungsprozessen, On- und Offboarding, Pflege der Personalakten, Urlaubs- und Arbeitszeitübersichten, Vorbereitung der Lohnabrechnung Reisen & Events: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen; Organisation von Team-Events, Partnertreffen und Messebesuchen Office, IT & Einkauf: Post, Bestellungen, Dienstleister, Firmenfahrzeuge, Hardware und Softwarelizenzen Unterlagen & Projekte: Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Recherchen, Ablage nach Firmenkonvention und Nachverfolgung von Aufgaben über alle Teams hinweg Qualifikation Ihr Profil Das bringen Sie mit Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Betriebswirtschaftslehre oder einem vergleichbaren Fach, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office-Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle Grundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr sowie ein sicherer Umgang mit Zahlen Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift Sehr sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack Absolute Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen Allround-Mentalität: Sie denken mit, arbeiten proaktiv und behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick Klare, ehrliche Kommunikation und ein sicheres Gespür für die Grenze zwischen „erledigen“ und „erst rückfragen“ Ein Plus Englischkenntnisse Praxiserfahrung mit DATEV Erfahrung in einem regulierten Umfeld (Energie, Finanz